Ja, je leest het goed: Dunion doet meer dan alleen online marketing. In deze case lees je hoe we een bedrijf hebben geholpen om de bestaande werkwijze grotendeels te automatiseren, digitaliseren en professionaliseren – én tegelijkertijd hun online marketingstrategie te verbeteren.
Het vraagstuk
AVV Vloeren is gespecialiseerd in onder andere schuimbeton en anhydrietvloeren. De focus lag jarenlang op zandcement dekvloeren – en dat zag je terug in zowel de website als het achterliggende offertesysteem. Maar de ambitie veranderde. AVV wilde meer aanvragen realiseren voor andere diensten, het aantal opdrachten laten groeien en het team uitbreiden. Daarvoor moest de basis op de schop.
Het oude systeem werkte vertragend: offerteopvolging kostte veel tijd en de organisatie was daardoor niet schaalbaar. Tegelijk was er een duidelijke wens om processen te automatiseren. Denk aan een automatische bevestigingsmail na een offerteaanvraag, of een reviewverzoek na afronding van een project. Ook het voorbereiden van projecten slokte veel tijd op – simpelweg omdat communicatie handmatig en versnipperd verliep.
De oplossing? Samen pakten we het volledige traject aan: van het ontwikkelen van een nieuwe website tot het opzetten van een op maat gemaakt CRM-systeem. Alles gericht op overzicht, eenvoud en schaalbare groei.
Nieuwe website
We begonnen met het uitzetten van de lijnen voor een nieuwe website in samenwerking met Qstylez. Het design moest moderner, frisser en visueel sterker. Meer ruimte voor beeld en video, zodat de kwaliteit en expertise van AVV Vloeren direct zichtbaar zijn. Daarnaast wilden we de website persoonlijker maken. Niet alleen de diensten, maar ook de mensen achter het bedrijf moesten gezien worden. Want juist die persoonlijke benadering maakt het verschil.
Het oude offerteproces was verouderd en ingericht op een dienst die inmiddels niet meer centraal stond. Daarom ontwikkelden we een nieuwe offertetool, volledig afgestemd op het huidige aanbod van AVV Vloeren. Bezoekers kiezen nu eenvoudig per dienst waarvoor ze een offerte willen aanvragen. Per dienst worden gerichte vragen gesteld, waardoor AVV direct een passende prijsopgave kan doen – zonder extra telefoontjes achteraf. Dat bespaart tijd, voorkomt ruis en maakt het aanvraagproces sneller én overzichtelijker. Alles in één omgeving.
Voorbeeld offerteaanvraag
De integratie met een CRM
Naast een nieuwe website was er behoefte aan een stevige basis voor de toekomst. Een omgeving waarin processen geautomatiseerd worden, overzicht ontstaat en het bedrijf klaar is om op te schalen. Die basis vond zijn vorm in een maatwerk CRM-systeem. Zo’n Customer Relationship Management-systeem centraliseert klantgegevens, stroomlijnt communicatie en draagt bij aan een betere klantervaring – met als logisch gevolg: meer rust in de operatie én meer omzet.
Een van de grootste struikelblokken? De tijd die verloren ging aan losse communicatie via e-mail en WhatsApp. Tussen het moment van akkoord op een offerte en de afronding van een project zijn er talloze contactmomenten nodig om alles goed te organiseren. En precies dat proces vroegen we slim te structureren.
De AVV customer journey
Samen met AVV Vloeren brachten we de volledige klantreis in kaart. Van eerste bezoek op de website tot en met de afronding van een project: elk contactmoment werd inzichtelijk gemaakt. Zo’n customer journey laat precies zien welke stappen een klant doorloopt – én welke informatie op welk moment nodig is. Per fase bepaalden we welke communicatie essentieel is om het proces soepel te laten verlopen. Duidelijkheid voor de klant, overzicht voor het team.
Van handmatige handelingen naar automatisering
Op basis van de klantreis ontwikkelden we een reeks geautomatiseerde e-mails. In elke fase ontvangt de klant precies de informatie die op dat moment relevant is – helder, compleet en professioneel. Binnen het CRM is hiervoor een visuele pipeline ingericht. Zodra een klant een nieuwe fase bereikt, wordt deze simpelweg versleept naar het juiste stadium. De bijbehorende e-mail wordt automatisch verstuurd. Zo blijft het proces vloeiend én persoonlijk, zonder extra werk.
Een voorbeeld van fases binnen een CRM voor een offerteaanvraag
Elke e-mail wordt automatisch getriggerd op het juiste moment. Zo verdwijnen handmatige handelingen naar de achtergrond en wordt er flink wat tijd bespaard. Het hele proces verloopt nu soepel, efficiënt en zonder ruis.
Een administratie die altijd up to date is
De administratie van AVV Vloeren wordt verzorgd door Administratiekantoor Hein Koning in Volendam. Via hun eigen app houden zij de boekhouding dagelijks up-to-date. Voorwaarde: alle goedgekeurde offertes moeten correct en tijdig worden aangeleverd. Om ook dit proces te automatiseren, hebben we een slimme koppeling gemaakt tussen het CRM en de administratie-app. Alle betalingen aan AVV worden nu automatisch doorgestuurd naar de boekhouding. Het resultaat? Ook dit deel van de bedrijfsvoering verloopt grotendeels automatisch.
Website migratie
Bij het bouwen van een nieuwe website in een ander systeem is het cruciaal om de opgebouwde waarde van de oude site mee te nemen. Doe je dat niet goed, dan verlies je waardevol verkeer – en daarmee potentiële klanten. Om de migratie voor AVV vlekkeloos te laten verlopen, brachten we eerst de volledige website in kaart. Welke pagina’s moesten mee? Welke content was waardevol? En wat kon juist weg? Overbodige pagina’s werden verwijderd om de prestaties van de nieuwe site te verbeteren. Zo ontstond een slanke, doelgerichte website die krachtig presteert vanaf dag één.
De uiteindelijke livegang
Na maanden van voorbereiding was het zover: de nieuwe website ging live en het CRM-systeem werd in gebruik genomen. Maar niet zonder grondige tests. Alle systemen en processen zijn vooraf uitvoerig getest om een soepele overgang te garanderen. Ook kregen de eigenaren van AVV een persoonlijke training, zodat ze direct vertrouwd waren met de nieuwe werkwijze. Zorgeloos starten, met alle tools binnen handbereik.
De koppeling naar marketing
Een groot voordeel van deze migratie is dat alle data nu centraal staat in het CRM. Die data vormt de basis voor analyses en campagnes. Denk aan het bijhouden van omzet, het afzetten van kosten tegenover opbrengsten en het berekenen van de gemiddelde kosten per lead. Zo wordt in één oogopslag duidelijk welke marketinginspanningen écht renderen.
Ook de nieuwe website levert direct voordeel op. De laadsnelheid is flink verbeterd, waardoor bezoekers sneller actie ondernemen – bijvoorbeeld het aanvragen van een offerte. Dankzij het vernieuwde offerteproces verloopt dit nu sneller, eenvoudiger en zonder drempels
Een overzicht van voordelen
- Offerteaanvragen worden sneller én efficiënter opgevolgd
- Offertes zijn digitaal in te zien, aan te passen en te beheren in één overzichtelijke omgeving
- Klanten ontvangen automatisch e-mails met alle relevante informatie – vóór, tijdens en na het project
- Offertes kunnen direct online betaald worden, zonder extra handelingen
- Alle e-mailcommunicatie met klanten wordt centraal opgeslagen en overzichtelijk weergegeven
- Offerteaanvragen via de website verlopen sneller en bevatten direct de juiste informatie voor een gerichte prijsopgave
- Marketingresultaten zijn beter meetbaar, waardoor campagnes gericht geoptimaliseerd kunnen worden
- Na de migratie is het organische (SEO) verkeer met maar liefst 53% gestegen
Eindconclusie
Samenvattend: AVV Vloeren beschikt nu over een professionele, toekomstbestendige website en een geautomatiseerd CRM-systeem dat naadloos gekoppeld is aan hun administratiesoftware. Dankzij slimme integraties werken alle systemen moeiteloos samen. De automatiseringsslag is gemaakt – en AVV is klaar om door te groeien.